Travailler en mode projet et gérer la diversité des talents

performance Ressources Humaines

En mode projet, la collaboration avec des personnes extérieures à son service, voire à son entreprise, peut déstabiliser. En effet, cette méthodologie de travail réunit des professionnels de différents domaines, y compris des consultants externes. Elle cible un objectif commun défini par l’entreprise. Cette approche coopérative et transversale des compétences s’appuie sur une équipe pluridisciplinaire.

La composition du groupe doit être optimisée entre intervenants internes et collaborateurs externes pour bénéficier des avantages du dispositif. En parallèle, le mode projet détermine un cadre précis dans lequel l’équipe évoluera pour parvenir au but fixé.

La diversité de profils relative à ce type d’organisation est au centre de la problématique de management. Comment gérer les membres d’horizons variés, tout en respectant les règles propres à la structure ? Quelles sont les clés pour créer un groupe multidisciplinaire performant ?

Bien élaborer les bases du travail en mode projet

Les repères habituels sont bousculés avec ce modèle d’organisation horizontal. S’il donne plus de motivation, il offre aussi une plus grande autonomie. Pour fonctionner, la méthode fixe des priorités claires pour chacun. Le cahier des charges concrétise cet aspect. La communication est nettement facilitée, les échanges sont plus fluides, allégés des contraintes hiérarchiques. Le Chef de Projet assure le suivi du projet dans son ensemble. Il garantit la coordination entre les membres du groupe.

Le cahier des charges du projet pour un cadre clair

Le mode projet définit l’ensemble des éléments dans un cahier des charges élaboré spécifiquement pour atteindre l’objectif fixé par l’entreprise. Les étapes incontournables y sont précisées. Le développement s’inscrit, en outre, dans une durée limitée.

Cet outil préparé en amont par le Chef de Projet pose un cadre clair. Avec la dynamique insufflée par le Chef de Projet, il permet de :

  • Définir les actions à mener par les différents intervenants
  • Optimiser les coûts
  • Suivre les différentes étapes du projet
  • Évaluer et mesurer les actions en cours
  • Contrôler la progression des opérations
  • Motiver le groupe en gardant le cap

Le responsable de projet est au cœur de la mise en place des repères. D’une part, il pose les bases en élaborant le cahier des charges. Ce cadre conduit à une meilleure performance et permet de mieux gérer les risques éventuels. D’autre part, il est à l’origine de la constitution de l’équipe projet.

Une de ses missions est de réussir à former une équipe motivée, soudée et engagée dans une vision commune. Il entretient un esprit d’équipe fort en créant du lien sur le long terme. Cette mentalité oriente positivement le projet. L’empathie naturelle règne dans le groupe, car chacun connaît les contraintes des uns et des autres. La performance inhérente au mode projet provient à la fois de l’intelligence collective et d’un investissement individuel solide.

équipe projet multidisciplinaire

La coordination : le rôle central du Chef de Projet

Ainsi, le Chef de Projet n’a pas pour mission de donner des ordres ou de vérifier le travail de chacun. L’équipe projet gère ses opérations en toute autonomie, en suivant les étapes déterminées en amont. Le Chef de Projet attribue, à travers le cahier des charges, un rôle et des responsabilités à chaque intervenant. La feuille de route relative à la fonction permet à chacun de savoir où il en est par rapport à la globalité du programme : délais, tâches, etc.

Le Chef de Projet va ainsi garantir une bonne coordination en suivant parallèlement l’avancée de chaque membre. Le but principal constitue la finalité, tandis que des objectifs intermédiaires jalonnent le parcours complet. Il est responsable de l’équilibre entre les participants. Il distribue, de manière optimale, la charge de travail. Il détermine les ressources matérielles et les éléments d’organisation : outils logiciels, temps de travail, budget, etc.

Il va également débloquer les situations délicates. Tous les paramètres d’une bonne coopération ne peuvent pas toujours être prévus. Si certaines composantes peuvent être anticipées, d’autres se révèleront seulement lors des différentes phases de développement. Le Chef de Projet doit être vigilant tout au long du suivi, pour faire collaborer les intervenants et rester le garant d’échanges constructifs.

Le mode projet peut inquiéter et mettre en difficulté des salariés pour qui ce mode de fonctionnement est nouveau. Sans leurs marques habituelles, certains d’entre eux, généralement performants, peuvent montrer des signes de résistance, de stress, ou même d’anxiété. Fin observateur, doué d’un sens relationnel fort, le responsable de projet sait comment redonner confiance.

Il impulse un environnement détendu, où chacun ose s’exprimer sans peur du jugement. L’objectif étant que tout le groupe puisse avancer au maximum de ses capacités, dans l’intérêt commun. Le responsable de projet doit rassurer et s’appuyer sur les aptitudes de tous les membres.

fusionner talents équipe projet

Les clés d’une équipe projet performante

Le Chef de Projet a donc une dimension centrale lors de l’animation. Mais il joue également un rôle essentiel dans la constitution de l’équipe projet. Il va collaborer avec le pôle RH ou celui des Achats de prestations intellectuelles pour dénicher les meilleurs talents externes à l’organisation. Cette phase est généralement déterminante pour la mise en œuvre du projet.

Assurer la coopération entre responsables RH, Achats et Chef de Projet

L’alliance de métiers et compétences diverses au sein d’une même équipe est un challenge complexe. Responsables RH, Achats et Chefs de Projets sont généralement chargés de s’associer pour trouver les collaborateurs externes à l’entreprise. Ensemble, ils doivent anticiper la gestion de la dynamique du groupe.

Pour réussir cette mission, il est recommandé de faire évoluer les techniques de recrutement et d’intégration pour les collaborateurs externes. Elles doivent s’adapter à ce nouveau mode de fonctionnement. Le recours à des solutions distinctes des processus habituels simplifie considérablement cette étape.

Le Chef de Projet définit les impératifs de chaque poste pour assurer la réalisation du projet. Il optimise, en outre, l’interconnexion d’expertises multiples et complémentaires. Le service RH ou celui des Achats de prestations intellectuelles va ensuite rechercher des talents correspondants. La communication et la coopération entre les parties prenantes sont alors déterminantes pour atteindre cet objectif.

Certains professionnels en charge de trouver les consultants utilisent aujourd’hui des outils de matching RH puissants. Ces méthodes assurent une réelle objectivité au moment de la présélection. Les critères indispensables à la concrétisation du projet peuvent ainsi y être insérés dès le départ.

En établissant un partenariat avec ces spécialistes du « bon profil », le responsable RH ou celui des Achats, s’assure une vraie sérénité. L’intelligence artificielle associée aux compétences relationnelles d’un conseiller RH permet de trouver rapidement l’intervenant externe idéal. Cet expert va mettre en avant les valeurs et le projet de l’entreprise, afin de sélectionner des consultants en phase avec ces points essentiels.

Contrairement aux idées reçues, le mode projet est amené à se renouveler ou à se déployer dans plusieurs services. Pour quelques semaines ou quelques mois, il s’intègre en parallèle d’autres organisations plus traditionnelles. L’entreprise a donc intérêt à ancrer dans ses processus l’onboarding de consultants externes. En agissant de la sorte, elle anticipe naturellement ses futurs besoins. Un collaborateur freelance ravi d’une expérience sera plus motivé pour s’engager à nouveau dans des conditions similaires.

Enfin, au fur et à mesure des missions, le conseiller RH connaît mieux les attentes et les contraintes de son client. Au fil du temps, il peut prévoir certains éléments et répondre de manière de plus en pertinente à ses exigences, au gré des différents projets.

synergie entre intervenants internes et collaborateurs externes

Créer une synergie entre intervenants internes et collaborateurs externes

Le climat de confiance instauré par cette méthode de travail influe, de manière significative, sur la performance et les résultats. Pour que la synergie soit effective, la gestion de projet nécessite cependant des outils spécifiques. Dédiés à la communication et au partage d’informations, ils offrent de multiples fonctionnalités : indexation, commentaire type chat, historique, notification, etc.

La mise à disposition de moyens techniques permet aux intervenants de coopérer et s’impliquer plus rapidement. Des outils de gestion de projet tels que MS Project, Trello, Bitrix24, Asana, Zoho project ou Slack sont recommandés. Dans ce mode d’organisation, ils travaillent ensemble, mais pas forcément au même endroit. Cette réalité doit être prise en compte dans le cahier des charges. Elle détermine le choix des ressources matérielles à mettre en œuvre.

Selon les périodes entre présentiel et distanciel, l’animation du groupe prendra ainsi des configurations différentes. Les tableaux de bord et les documents communs à l’équipe constituent le fil conducteur du démarrage à la clôture du projet.

Les logiciels de gestion de projets, les solutions de planification et de coopération permettent plus d’agilité, de souplesse. Ils sont indispensables pour conduire à la réussite d’une équipe composée de salariés et de collaborateurs externes. Les échanges sont fluides et moins sujets à erreurs (oublis, malentendus, etc.). Les données sont transmises sans délai. Les intervenants communiquent en temps réel, accèdent à l’information directement et sont donc plus réactifs.

Bien maîtrisé, le cadre du mode projet libère la créativité. Dans le même temps, la productivité du groupe est augmentée par le cumul de savoir-faire. En ciblant un résultat commun, tous les acteurs du projet bénéficient d’une richesse multidisciplinaire. On peut généralement observer une montée en compétences des salariés permanents, boostés par la présence des collaborateurs externes.

Cet environnement favorise l’inventivité, puisque le partage de connaissances et d’expérience est au cœur du développement. Les visions complémentaires des membres convergent vers l’innovation, objectif ultime de la réalisation du projet.