Onboarding : Réussir l’intégration de vos collaborateurs externes

intégration performance

Dans l’entreprise étendue, la mise en place d’une stratégie d’onboarding  des consultants externes est un investissement incontournable. Cette étape d’intégration permet de créer un partenariat solide et durable.  Certes, ces collaborateurs temporaires interviennent pour une période limitée, mais soigner vos relations dès le départ est une démarche judicieuse et rentable.

D’une part,  vous capitalisez sur le temps et l’énergie investis au cours d’une première mission. Vous entretenez ainsi un vivier de talents fiables et impliqués sur le long terme. Rassurés sur votre entreprise, ils sont plus enclins à se rendre disponibles au gré de vos besoins.  D’autre part, vous préservez la réputation de votre société. Vous valorisez votre image naturellement et développez ainsi votre Marque Employeur.

Le recours aux consultants externes est de plus en plus courant pour optimiser l’organisation et la flexibilité de l’entreprise. Pourtant,  un processus d’onboarding spécifique n’est pas systématiquement prévu. Voici nos conseils pour le mettre en place facilement et assurer une collaboration fructueuse et efficace.

Une stratégie d’onboarding spécifique pour les consultants

Personnalisez l’accueil de vos collaborateurs temporaires

Un consultant externe a généralement l’habitude de s’ajuster à un nouvel environnement. Vous pouvez être tenté de parier sur ses qualités : flexibilité, curiosité, expertise plurielle. Mais le démarrage d’une mission est une étape clé pour son expérience “collaborateur”, même s’il n’est là que pour quelques mois.

En occultant l’importance de l’onboarding pour ce profil particulier, vous risquez de voir les coûts de vos projets augmenter. En l’absence d’une intégration bien pensée, on relève forcément plus d’incompréhensions, de blocages ou de retards. Un consultant externe risque de mettre plus de temps à trouver l’information, à lier des contacts, ou encore à prendre ses repères.

Montrez-lui que l’atteinte de ses objectifs joue un rôle fondamental pour le développement de l’entreprise. Le consultant externe doit sentir qu’il fait partie intégrante de l’équipe, au même titre que les membres salariés. Cela passe notamment par quelques moments clés lors de l’accueil. Ainsi, il est essentiel que  l’ensemble des collaborateurs soit au courant de sa venue. Les personnes concernées par sa prise de poste pourront l’accueillir et se présenter. Afin de faciliter les échanges, vous pouvez prévoir un petit déjeuner ou un déjeuner le premier jour, voire un afterwork convivial.

Pour finaliser cette démarche, anticipez l’installation d’un poste de travail dans un bureau ou l’openspace pour ce nouvel intervenant. Organisez une visite complète de la société. Présentez-lui les  services, les salles de réunion, de pause, etc. Il pourra plus facilement se projeter et se familiariser avec l’entreprise. Dans le même temps, prévoyez de mettre à sa disposition les éléments pratiques dès le premier jour (clés ou badge d’accès, plan de circulation, place de parking, lieux de restauration, etc.).

réussir l'onboarding consultant

Privilégiez les informations essentielles pour les consultants

Pour un consultant, le  temps consacré à l’intégration n’est pas réparti de la même manière que pour un salarié. Pour réussir son accueil, les informations à lui transmettre ne sont pas forcément identiques. Il a besoin de comprendre plus rapidement les enjeux de sa mission, les valeurs et la culture de l’entreprise.  Inutile de le surcharger, dès le premier jour, avec un volume d’informations trop important, superflu, et sans doute contre-productif. Le contenu est à adapter pour ce collaborateur temporaire. Il doit, en outre, correspondre à la réalité du moment où ce dernier rejoint la société.

Vous pouvez concevoir un manuel d’accueil spécifique pour ces travailleurs indépendants. Ce document sera mis à sa disposition dès son arrivée. Bien sûr, il comportera les données clés : présentation des services, des équipes, l’histoire et la vision de votre entreprise. Mais vous pouvez l’optimiser précisément pour accompagner ce nouveau collaborateur. Pour cela, vous y ajouterez des renseignements relatifs à  sa mission :

  • Contacts des personnes ressources
  • Récapitulatif du projet (historique, chiffres clés,…)
  • Catalogues produits / services
  • Indications relatives aux fournisseurs, etc.

Un accès simplifié et facilité à ces données lui fera gagner un temps précieux.

Définissez le parcours d’intégration des consultants

Le parcours d’intégration planifie les premières semaines de la mission. Ce programme personnalisé permettra au consultant externe de hiérarchiser les priorités.  Il percevra dès les premiers temps les valeurs et l’identité de votre structure, afin d’éviter un décalage avec l’équipe. Il assimilera les informations les plus importantes à retenir à ce stade.  Il connaîtra dès le départ les étapes essentielles pour rester en phase avec vos attentes.

Un planning d’onboarding définit précisément  les moments clés :

  • Présentation de l’entreprise
  • Réunion sur les enjeux de la mission
  • Point sur le cadre de développement
  • Étapes selon la méthode de suivi, etc.

Pour compléter cette démarche, nous vous recommandons de désigner un salarié ou un des membres de l’équipe comme tuteur attitré. Il sera là pour faciliter l’intégration du consultant. Ce collaborateur sera le référent chargé de répondre à ses questions, de faire le lien entre les différents acteurs, etc. Pouvoir bénéficier d’une assistance en cas de besoin lui permettra de prendre ses marques plus aisément et d’assurer sa mission en confiance.

Le suivi de l’onboarding est essentiel : il garantit la communication entre le consultant et l’entreprise. Vous pouvez ainsi organiser des points réguliers. C’est l’opportunité de vérifier la cohérence entre le programme planifié et la réalité de son expérience. En parallèle, il doit pouvoir solliciter un rendez-vous, si besoin est, pour parler de ses éventuelles difficultés ou blocages. L’important est qu’il puisse avoir un interlocuteur privilégié tout au long de son parcours.

Cohésion salariés et consultants

Optimisez la communication entre salariés et consultants

Facilitez l’accès aux ressources et aux outils collaboratifs

Le consultant s’impliquera plus facilement dans sa mission, si les ressources utiles sont directement accessibles et ont été sélectionnées à l’avance. Ces éléments sont indispensables pour garantir son aisance au sein de l’entreprise et un engagement fort dès le début de la collaboration. Ce point est d’autant plus important, s’il réalise une partie de ses tâches à distance. Une excellente communication est essentielle entre votre nouveau partenaire et vos équipes permanentes. Les rapports entre les différents types de travailleurs doivent être fluidifiés.

Optimisez la gestion des données grâce aux outils collaboratifs.  Ces techniques facilitent la transparence et la transmission entre les employés permanents et les collaborateurs externes, pas forcément sur place. Aujourd’hui, leur utilisation est largement déployée en entreprise pour garantir la productivité des échanges et le suivi de projet. On peut citer par exemple : Slack (messages instantanés), Trello (gestion de projet), Microsoft teams ou Zoom (visioconférences), Google Drive (partage de document), etc.

Renforcez la cohésion entre collaborateurs internes et externes

La culture d’entreprise participe au sentiment d’appartenance des travailleurs. Ces rituels, ces habitudes particulières sont parfois des moments informels. Ils facilitent le fonctionnement d’une organisation. En conviant les collaborateurs externes aux afterworks, aux différentes occasions sportives ou festives, vous simplifiez les échanges, les liens se créent plus rapidement. Pensez également  à les inclure dans la liste de diffusion dédiée à la communication interne de l’entreprise : newsletter, réseau social, etc.

Par ailleurs, une bonne intégration inclut un management participatif.  En s’adaptant à la diversité de statuts, les managers évoluent positivement dans leurs pratiques. Parfois, l’onboarding des consultants s’inscrit dans des transformations plus profondes. L’objectif de ces entreprises en mutation consiste alors à repenser la répartition des postes. Initialement structurées sur un modèle pyramidal, elles évoluent vers une organisation matricielle. La mise en place de processus plus agiles et transversaux est favorisée.  

Certaines engagent même un Chief Freelance Officer dont la mission est dédiée à l’onboarding des consultants externes. Il est chargé de faire le lien le service RH et celui des Achats. Son rôle est d’anticiper, gérer et fidéliser les ressources humaines non-salariées.

Cependant, il est tout à fait possible de concevoir une stratégie d’onboarding pour vos consultants plus simplement. En adaptant véritablement le parcours d’intégration de vos salariés aux collaborateurs externes, vous pouvez instaurer ces bonnes pratiques dans l’entreprise rapidement et durablement. Elles vous assureront des bases solides pour construire une relation de confiance.

StedY vous accompagne et participe à leur mise en place. Véritable interface entre votre entreprise et vos intervenants temporaires, ce partenariat facilite la mise en relation et fluidifie les échanges tout au long de la mission. En étant présent de l’onboarding à l’offboarding, StedY favorise une collaboration sur le long terme.